如何開好企業年終經銷商大會——企業經銷商大會實操手冊
作者：金宏星
每年歲末，很多家電、服裝、汽車、食品等企業都會召開年終經銷商大會，主要目的就是總結表彰，宣貫商務政策，以及廠商與商商之間聯誼交流。但是如若每年都是這三板斧，必定令人乏味，所以諸多企業都在絞盡腦汁的進行經銷商會議創新。那么在創新前，如何順利的組織一場大型經銷商會議呢，我想肯定很多中小型企業會面臨這個問題，畢竟經銷商年會，對于中小型企業來講，也是個非常好的契機，是激勵、固商與招商的好機會。
年終經銷商大會組織召開工作，我把他分為兩大部分：組織與創新
1、組織：
如何安全、順利的組織一場大型的經銷商會議，必須放到第一位，畢竟參會人數眾多，很多企業的會議又是在外地召開，且參會經銷商與企業間的關系并不是正式層級管理關系，加上參會人員大多相互不是太熟，這都給經銷商會議組織工作帶來了難度。那么，我們所要做的就是把這些難點分解，形成諸多明晰的控制節點，再逐一安排人員和組織做到每個節點受控，難題就會迎刃而解，大致操作如下：
1.1確定目的：
年終經銷商大會召開，必定要首先確定召開的目的，是政策宣貫為主，還是新品發布為主？是強鼓舞氣為主，還是強調營銷策略？這是個首先需要定性的工作。
1.2費用預算：
根據所確定的目的，來編制財務預算，本次會議大約需要多少經費，需要明確，因為這個直接關系到后期執行操作的諸多層面，我們在做活動策劃設計與執行時，考慮這些項目是否可以策劃時，首要依據還是費用是否可以支持。比如：想邀請某些大腕出場、租用的星級酒店場地等等都與費用息息相關。
1.3地點：
地點的選擇大體可以分為兩個層面，即城市與召開場地，當然，這個除了跟預算有關系外，還需要考慮品牌調性、營銷策略、新產品定位于特質能因素。
選擇城市就要考慮城市的調性與特質，屬于大環境，比如選擇井岡山和深圳招開，那傳遞的信息和體驗感受必定不同，井岡山是土地革命初期中國工農紅軍革命遺址最集中的地方，必定傳遞著紅色氣息，如果會議目的是強化鼓舞士氣，發揚革命精神的，無疑是個不錯的選擇；而深圳則強調現代氣息，開放自由。還有些企業選擇國外某個城市，當然也是考慮國家和具體城市的調性和特質。
召開場地的甄選則是選擇小環境，一般備選的有政府招待酒店、涉外商務性酒店、風景區內田園山莊，或者出海油輪、航母、泰山帶有商務娛樂性功能的場所等，都是需要根據會議目的，來選擇與其配套的會場特質。如同企業規模擴張了，可以選擇深圳沙頭角的明思克號航空母艦來召開年會，旨在體現企業規模同時，還具有經銷商同船出征，并肩作戰的寓意。
1.4時間：
什么時候召開要盡早確定，召開時間一般提前一個月確定為好。因為召開時間直接牽涉后期諸多工作的開展。如酒店賓館的會議室、房間預訂，會場的現場設計與布置，以及經銷商的車船行程都需要提前通知。并且時間提前確定，還會有利于場地價格的選擇和談判。另外時間的選擇盡量錯開大型節假日、當地特殊節假日（有針對性的選擇參加另當別論），避免交通、服務等諸多不便。如果有邀請政府領導出席的會議，還需注意盡量不要選擇周六至周一期間召開，因為領導內心也不愿自己的周末時間被占用，并且周一一般也是政務較忙的日子，如果選擇周一召開，或許就有被拒絕的可能！
1.5工作成員分組：
當前面的要素都確定后，就需要來確定人員了，操作模式一般會有三種：外腦全盤操作、內部人員全部擔當、以及內外人員結合。會議規模較大的或者企業本身人員結構不足以勝任的，可以找專業外援外腦來完成會議組織，這個模式往往企業比較輕松，可以把主要精力放在會議的內容和議程上來，不過要注意考核外腦的實操能力，以及要多溝通，以免出現不可挽回的局面。但事實上往往很多企業選擇內外結合的模式來組織，這種模式比較放心，且費用相對全部外包會便宜不少。
選擇確定人員組織模式后，接下來就要按照現代管理學中PDCA戴明環的模式，進行會議項目組織的組件工作了，首先我會確定項目總負責人，負責總協調與推進工作，然后按會議召開需求進行板塊小組的劃分，如同切割蛋糕一樣，再確定各小組的職責、具體事務、小組第一負責人、小組成員。選擇企業內部人員自行組織操作會議的企業，小組負責人需要有實操經驗。具體小組一般劃分為（名稱自擬）：
接待組：會議日程、通知接送、報道接待、就餐住宿、票務、保險、醫務
會議組：會議議程、稿件籌備、會議主持、媒體傳播
活動組：頒獎、產品發布、演出、旅游、拓展等組織
現場組：物料設計、現場布置、影視資料編輯、影音執行
每個小組負責人需要按照主要職責，表格化詳細分解小組詳細工作，并標注執行人、到位時間和達到的效果。如現場組：
接待大廳：接待背景設計、簽到桌擺放、指引導視稿件設計及張貼 / 負責人 / 到位時間
會議室：會議背景設計、演講臺鮮花、音響、無線麥、席簽 / 負責人 / 到位時間
…
總負責人則要不定期召集各小組組長探討本小組以及其他小組之間的事務是否有漏項，或者時間上的沖突等協調推進。
2、創新：
創新的依據必須是本次會議目的，會議目的就是所有活動的組織綱領，所有的工作必須圍繞會議目的來展開，包括創新類的活動設計和會議議程的設計等?？蓜撔碌捻棿篌w可分為如下幾個方向來思考：
2.1根據企業發展：
在企業發展進程中，會有不少里程碑式的事件節點，如同廠區擴建、收并企業、上市、遷址等，年度經銷商會議即可順勢借用，有廠區擴建、新生產線投產，或者外地的基地落成開工等事件，即可把會議地點定在新基地的城市，屆時當地邀請當地政府、行業領導等蒞臨會議，最好再設計某個“紀念節點”環節，比如“新生產線投產”、“第xxx臺產品下線”等活動，讓領導參與其活動中，這樣可以增加媒體跟隨曝光率，同時使得整個會議內容更加飽滿。
2.2根據品牌規劃：
品牌規劃與實施進程中，如果設有年度或者階段性品牌傳播策略，一定要抓住機會，這是個非常不錯的品牌宣貫的機會，比如品牌重新定位、品牌擴張、品牌形象更新等，當然最容易表現的就是品牌視覺形象的更新，因為內核可以很清晰的可視化；除此之外，品牌重新定位后一般會配套設計視覺形象，尤其是終端銷售與體驗的形象，在現場最好能按1：1標準實物打造一套，再邀請品牌形象代言人親臨現場，舞臺燈光音響配合，直接上演一臺真人版品牌TVC，這樣就會讓經銷商大會變成一個生動的品牌體驗會。
2.3根據產品規劃：
如果明年的新產品規劃完畢并即將上市的話，可以考慮做新品發布會，根據產品品類和市場定位進行設計產品發布的方式即可。產品發布會可參照的藍本較多，這里就不一一列舉了。
2.4根據營銷策略：
根據明年的營銷策略來制定會議創新點和方向，可以參考主攻市場、主攻銷售區域、主攻消費層，這個部分的創新可以考慮在會議議程的設計上，表現為邀請經濟學家、營銷專家或心理學嘉賓等等，可做針對性的培訓講座，以貫徹企業的營銷策略與思路。
2.5頒獎盛典：
每年年底，諸多品牌都會根據今年的銷售政策和業績，對經銷商進行獎勵，獎勵活動的過程往往比較引人注意?，F在很多品牌已經開始模擬電影頒獎盛典的模式操作了，金宏星早在2005年已經較為成功的參考了下嘎納電影節的諸多議程用以企業頒獎，比如：紅地毯、簽名墻、泥印手紋、每人拿單片拼企業LOGO、提名獎等形式，并采用事前編輯的高質量影片，播音員標準配音，播放時全場燈光全滅，謎底揭曉時頒獎音樂起，追光、煙霧、泡泡等道具一并跟上，讓整個現場充滿氣氛。另外全場大獎可以嚴格保密，一定要讓獲獎人不知所措、感動淚下。當然，根據獎項不同，可設計不同的頒獎形式，比如可以采用搞笑滑稽的經典視頻影片進行配音惡搞的形式，或者根據獲獎者的事跡進行編輯以小品、快板、地方劇等形式進行真人上演。
文/圖：金宏星（微博http://weibo.com/jinhongxing）
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